Τομείς

Η Βιβλιοθήκη είναι οργανωμένη σε τομείς που κάθε ένας επιτελεί και διαφορετική εργασία. Σκοπός αυτού του διαχωρισμού είναι η κατά το δυνατότερο καλύτερη οργανωτική λειτουργία της. Επιπλέον, με τον τρόπο αυτόν επιτυγχάνεται μεγαλύτερος έλεγχος. Τομείς της Βιβλιοθήκης αποτελούν οι: τομέας επεξεργασίας υλικού, τομέας δανεισμού και πληροφόρησης, τομέας διοικητικής υποστήριξης, τομέας περιοδικών, τομέας προσκτήσεων. Παρακάτω δίνονται αναλυτικότερα οι εργασίες με τις οποίες είναι επιφορτισμένος ο κάθε τομέας ξεχωριστά. Σημειώνεται εδώ, πως το προσωπικό, ανάλογα με την ειδικότητά του, είναι κατάλληλα εκπαιδευμένο ούτως ώστε να καλύπτει τις ανάγκες των τομέων.

•    Στον τομέα επεξεργασίας υλικού γίνεται η τεχνική επεξεργασία του υλικού της Βιβλιοθήκης (καταλογογράφηση, ταξινόμηση, ευρετηρίαση) με βάση διεθνή πρότυπα, η έκδοση και αποστολή του βιβλιογραφικού δελτίου και ο χαρακτηρισμός του υλικού για εσωτερικό ή εξωτερικό δανεισμό.

•   Ο τομέας δανεισμού και πληροφόρησης έχει την ευθύνη για την κυκλοφορία του υλικού εντός και εκτός της Βιβλιοθήκης, την ενημέρωση και καθοδήγηση των χρηστών, τον έλεγχο και εποπτεία του αναγνωστήριου. Επίσης τηρεί αρχείο δανειζομένων, παρακολουθεί εκπρόθεσμους δανεισμούς, συντάσσει ερωτηματολόγια και αναλύει τα στατιστικά στοιχεία με σκοπό την βελτίωση των προσφερόμενων υπηρεσιών.

• Ο τομέας διοικητικής υποστήριξης έχει την ευθύνη της γραμματειακής υποστήριξης της Βιβλιοθήκης, δηλαδή των εργασιών που έχουν σχέση με την προετοιμασία και διαχείριση εγγράφων. Προγραμματίζει και προβαίνει στις ενέργειες που είναι απαραίτητες για τις άριστες δημόσιες σχέσεις και την προβολή της Βιβλιοθήκης (εκθέσεις, ημερίδες κλπ.). Ελέγχει και εποπτεύει το χώρο.

•  Ο τομέας περιοδικών έχει την ευθύνη για την παραγγελία, τεχνική επεξεργασία (θεματική ευρετηρίαση και ταξινόμηση) των περιοδικών εκδόσεων της Βιβλιοθήκης, την παραλαβή, έλεγχο και διεκπεραίωση των συνδρομών και την συγκέντρωση υλικού για βιβλιοδεσία. 

•   Ο τομέας των προσκτήσεων έχει την ευθύνη για τη διαδικασία παραγγελίας υλικού, παρακολούθησης της σωστής εκτέλεσής της και τον τελικό έλεγχο αγοράς. Συντάσσει υπομνήματα προς τους προμηθευτές για τυχόν καθυστερήσεις και ενημερώνει τη διοίκηση της Βιβλιοθήκης. Ελέγχει την παραλαβή και τα παραστατικά, προωθεί τα τιμολόγια προς εξόφληση στις οικονομικές υπηρεσίες του Ιδρύματος και καταχωρεί το νέο υλικό στο βιβλίο εισαγωγής.